1 Evalueren, wat is dat?
Bij evaluaties kijken we terug naar wat is bereikt met bijvoorbeeld het invoeren van een besluit. We leren hierbij van de successen en mislukkingen. We stellen vast wat we over het hoofd hebben gezien en waar we nog rekening mee moeten houden.
2 Waarom als ondernemingsraad aandringen op een evaluatie?
In zijn voorstellen geeft de bestuurder aan welke doelen hij met het voorgenomen besluit nastreeft, welke consequenties het heeft en welke middelen en activiteiten hij nodig denkt te hebben om deze doelen te realiseren. Ook beschrijft hij welke maatregelen hij neemt om negatieve consequenties te ondervangen. Op basis van een evaluatie krijgen bestuurder en OR daadwerkelijk inzicht in de uiteindelijke effecten van het besluit. Zo weet de OR waarop hij de bestuurder moet aanspreken.
3 Wie voert een evaluatie uit?
We zien vaak dat de bestuurder in overleg met de betreffende manager of schrijver van het voorgenomen besluit de evaluatie uitvoert. Maar de OR kan ook voorstellen om dit anders aan te pakken. Zo kunnen OR-leden zelf een rol spelen bij de ontwikkeling/uitvoering van de evaluatie. Een andere optie is om ook betrokken medewerkers te betrekken bij de uit te voeren evaluatie. Zij kunnen aangeven welke consequenties het besluit heeft en op basis hiervan thema’s aandragen die de organisatie in de evaluatie mee moet nemen.
4 Waar vindt de evaluatie plaats?
Voor de hand ligt dat de evaluatie plaatsvindt daar waar de verandering is doorgevoerd. Vindt er op HRM een wijziging plaats, dan krijgen de medewerkers van HRM een uitnodiging om mee te werken aan de evaluatie. Maar het kan zo zijn dat de wijziging ook effect heeft op de wijze waarop HRM de leidinggevenden ondersteunt. Dan zal de bestuurder ook de leidinggevenden in de evaluatie moeten betrekken. Bedenk daarom goed waar welke effecten te bespeuren (kunnen) zijn van de invoering van het besluit.
5 Hoe evalueren?
De organisatie kan een evaluatie op verschillende manieren uitvoeren. Zij kan vragenlijsten opstellen of interviews afnemen. In het werkoverleg kan het ook aan de orde komen of de organisatie kan werken met een klankbordgroep. Belangrijk is dat de organisatie een evaluatiemiddel kiest dat de meeste informatie oplevert en aansluit bij het onderwerp van de evaluatie.
6 Op welk moment een evaluatie vragen en hoe?
Geeft de bestuurder zelf in zijn voorgenomen besluit niet aan dat hij een evaluatie koppelt aan het invoeringstraject, dan kan de OR dit meenemen in zijn reactie op het voorgenomen besluit. Waarbij de OR de bestuurder adviseert een evaluatie uit te voeren. De OR kan hierbij aangeven op welk moment hij de evaluatie wenselijk acht en welke criteria hij hieraan stelt. Ook kan de OR de bestuurder adviseren over de wijze waarop de betrokken medewerkers bij de opstelling en uitvoering van de evaluatie betrokken kunnen zijn.
7 Op welk moment een evaluatie uitvoeren?
Dit hangt sterk af van het onderwerp en de complexiteit van de verandering die de organisatie doorvoert. Schaft de organisatie een nieuw computerprogramma aan, dan kan vrij snel na het in gebruik nemen van het programma helder zijn of het aan de gestelde eisen voldoet. Ook is het snel duidelijk of de medewerkers in staat zijn goed met het pakket te werken. Gaat het om een fusietraject of een grote reorganisatie van een onderdeel van de onderneming, dan is er meer tijd nodig om helderheid te krijgen over de uiteindelijke resultaten.
8 Hoe criteria formuleren voor de evaluatie?
Spreken OR en bestuurder vooraf geen criteria af, dan heeft evalueren weinig zin. Want waar let je dan op bij de evaluatie? Haal uit het voorgenomen besluit de doelstellingen die de organisatie wil realiseren, de problemen die ze op wil lossen, de maatregelen die ze neemt tegen negatieve gevolgen van het voorstel. Breng ook in kaart welke financiële consequenties de bestuurder aangeeft. Dit zijn belangrijke thema’s om in de evaluatie terug te laten komen. Ander aandachtspunt is welke positieve en negatieve neveneffecten na doorvoering optreden. Vraag de conceptevaluatie op, zodat de OR waar nodig nog kan bijsturen.
9 De ondernemingsraad zelf onderwerp evaluatie?
Naast het evalueren van de invoering/uitvoering van de besluiten van de organisatie, kan de OR ook kritisch naar zichzelf kijken. Evalueer na een ingrijpend traject ook de eigen werkwijze. Welke leermomenten levert het traject voor de OR zelf op? Wat was goed en wat moet een volgende keer anders? Welke kansen heeft de OR benut en welke kansen heeft hij laten liggen? Daarnaast kan de OR ook bij de betrokken achterban informeren hoe de medewerkers de inzet van de OR hebben ervaren. Dit kan input voor de OR zijn om zijn interne werkwijze of zijn communicatiebeleid aan te passen en te verbeteren.
10 Wat doen met de evaluatie?
Neem de tijd om de ontvangen evaluatie goed door te nemen. Beoordeel welke positieve aspecten de evaluatie oplevert en welke struikelblokken/aandachtspunten er zijn. Bespreek hoe de OR dit terugkoppelt aan de bestuurder. Welke maatregelen/actiepunten wil de OR gerealiseerd zien om de negatieve effecten om te buigen? Waar moet de bestuurder nog aandacht aan besteden en binnen welke termijn?
11 Hoe uitkomsten terugkoppelen naar de achterban?
Koppel terug welke conclusies de OR trekt op basis van de evaluatie die de organisatie uitvoerde en de eigen evaluatie over het functioneren van de OR. Geef hierbij aan welke acties de OR onderneemt om zijn eigen werkwijze verder te optimaliseren. Benoem welke punten de OR aan de bestuurder voorlegt en welke aanvullende afspraken hij hierover maakt. Hierdoor zien de medewerkers ook het nut van het uitvoeren van een evaluatie.
